Organizacja pracy w biurze

Na pewno każdy spotkał się ze stwierdzeniem, że organizacja pracy w biurze to najważniejszy krok do wydajnego i sprawnego funkcjonowania firmy. Osoby piastujące stanowiska administracji wiedzą, że przez niezorganizowanie niepotrzebnie zostają po godzinach nie mogąc odnaleźć się w obowiązkach. Jak więc nauczyć się planować swój czas pracy tak, aby zdążyć ze wszystkim? Co robić, żeby praca była efektywniejsza i lżejsza? Oto kilka rad, jak możesz zapanować nad chaosem na swoim biurku.

Dobry i skuteczny plan najważniejszy

Poświęcenie 1% swojego czasu w ciągu dnia pozwala zaoszczędzić godzinę zbędnej pracy. Wizja wydaje się kuszącą, gdy na biurku piętrzy się coraz więcej papierów, a kolejne zawieruszyły się w szafce. Do planowania zadań można wykorzystać zwykły kalendarz lub organizer albo nowoczesne aplikacje, które można pobrać bezpłatnie z internetu. Wśród rzeczy, które chce się w nich zawrzeć, powinny być:

• podzielenie zadań na priorytetowe, długoterminowe i codzienne,

• czas na wykonanie zadań,

• cele, jakie chcemy osiągnąć w związku z wykonywaniem zadania,

• termin zakończenia poszczególnych zadań,

• w przypadku aplikacji mobilnych można ustawić „przypominajke” - alarm, który będzie dzwonił o określonej godzinie z odpowiednią adnotacją.

Przede wszystkim należy podzielić pracę na etapy. Można zastosować zasadę zadań długo i krótkoterminowych. Te, które zajmą nie więcej niż 5 minut lub polegają na szybkim wysłaniu maila powinno się zrobić od razu i od razu wykreślić je z terminarza. Pozwoli to na poświęcenie większej ilości ilości czasu na rzeczy, które wymagają większego zaangażowania.

Najpierw należy ukończyć jedno zadanie, a później podjąć się kolejnych działań. Teoretycznie jest to oczywista zasada, którą czasami jest ciężko się kierować. Ukończone zadania trzeba odznaczyć, a dokumenty i projekty posegregować w odpowiednie teczki lub schowaj do szafki. W ten sposób zostaną zaoszczędzone i czas i miejsce.

Ergonomia = większa efektywność

Aby uniknąć zbędnego bałaganu na biurku, można zastosować strefy, w którym będą znajdować się odpowiednie dokumenty i przedmioty :

• strefa podręczna: przedmioty i dokumenty, z którymi pracujesz w chwili obecnej;

• strefa, do której możesz sięgnąć, gdy siedzisz: zapasy, pojemnik na przychodząca dokumentację,

• strefa, do której trzeba podejść: czyli wszystko, co nie jest potrzebne w danej chwili.

Komunikacja w organizacji pracy w biurze

Organizacja pracy w biurze to także efektywna komunikacja na poziomie pracownik – pracownik, przełożony – pracownik i na odwrót. Każdy wie, jakie zadania do niego należą i kiedy ma je wykonać. Szczera rozmowa pozwala zaoszczędzić czas i nerwy, a druga osoba może zaproponować pomoc w ciężkim zadaniu. Dobra komunikacja wpływa na efektywność pracownika i jego zadowolenie z pracy. Nie bój się rozmawiać z szefem czy osobą z większym doświadczeniem. Często to one mogą pomóc czy zorganizować spotkania i rozwiązywać spór między pracownikami.

Rozpraszacze jako pochłaniacz czasu

Szczególnie w pracy internet powinien być używany z rozwagą. Bardzo łatwo o to, żeby zamiast wypełniać dokumentację przeglądamy Facebooka, piszemy zaległe SMS-y do znajomych czy oglądamy filmik na YouTubie, który wysłała koleżanka. Jeśli nie pomaga nam samodyscyplina, jest kilka sposobów, aby radzić sobie z rozpraszaczami:

• czasowa blokada aplikacji (np. na godzinę) i zaglądanie do poczty o określonych godzinach,

• wyciszenie telefonu i założenie słuchawek,

• wywieszenie karteczki, że w chwili obecnej jesteśmy zajęci.

Zadbaj o swój komfort pracy

Zasada ta polega na takim stworzeniu stanowiska pracy, aby było nam wygodnie. Przede wszystkim należy indywidualnie dobrać krzesło, biurko i oświetlenie. Ważnym aspektem jest także dobór myszki pod dłoń pracownika czy klawiatury, która może być dla jednej osoby za duża, a dla drugiej niewygodna.