Akta osobowe pracownika. Co musi się w nich znajdować?

Pracodawcy zobowiązani są przepisami prawa do założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Dzięki prowadzeniu tych akt, możliwe jest ustalenie odpowiedniej podstawy wymiaru emerytury.

Czym są akta osobowe pracownika?

Osobowe akta pracownicze jest to zbiór różnych dokumentów dotyczących jednego, konkretnego pracownika zakładu pracy. Teczki osobowe pracowników powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą a także dostaniem się w niewłaściwe ręce.

Warto nadmienić, że obowiązek prowadzenia akt pracowników nakładają na pracodawcę przepisy Kodeksu Pracy. 

Jak należy prowadzić akta osobowe pracownika?

Akta osobowe dzielimy na: 

• część A- dotyczy dokumentów kandydatów ubiegających się o pracę. Gromadzimy tam między innymi kwestionariusze osobowe potencjalnych pracowników a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia 
• część B - dotyczy etapu nawiązania stosunku pracy i ustania zatrudnienia. W tej części gromadzimy między innymi umowy o pracę lub telepracę a także zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp. 
• część C- dotyczy etapu ustania zatrudnienia. Gromadzimy tutaj między innymi dokumentację związaną z ustaniem stosunku pracy, między innymi akta dotyczące wypowiedzenie lub rozwiązaniem umowy o pracę, kopie wydanego przez nas pracownikowi świadectwa pracy, 

Prowadzenie akt osobowych w 2019 roku

W 2019 roku zmniejszy się okres przechowywania osobowej dokumentacji pracowniczej w stosunku do osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. - będzie to 10 lat zamiast dotychczasowych 50 lat. Osoby zatrudnione jeszcze w 2018 i wobec których obowiązuje stary okres przechowywania mogą przedłożyć odpowiednie dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, żeby skorzystać z nowego okresu przechowywania akt pracowniczych. Ponadto, powstanie nowy sposób przechowywania akt osobowych pracownika (elektroniczny), zaś na pracodawców zostanie nałożony obowiązek gromadzenia odpisów zawiadomienia o ukaraniu a także dokumentów związanych z odpowiedzialnością porządkową pracownika, ponadto akta osobowe pracownika będą mogły zostać podzielone na części tematyczne. 

Po lekturze tego artykułu będziecie już wiedzieć, jak przechowywać dokumentację pracowniczą.